Wraz ze wzrostem liczy nowych klubów squashowych w Polsce rośnie liczba organizowanych imprez – turnieje, ligi, kursy, szkolenia. Jest to bardzo pozytywne zjawisko i zdecydowanie służy promowaniu naszej dyscypliny wśród wszystkich zainteresowanych oraz promocji miejsca gdzie taki event się odbywa. Każdy medal ma jednak dwie strony i czasami zamiast dobrych opinii po imprezie na organizatora sypią się gromy. Czy da się tego uniknąć?
Jako prowadzący portal Nasquasha.pl już nie raz mieliśmy okazje organizować lub poprowadzić turnieje oraz inne imprezy grupowe w klubach squashowych. Jeżdżąc po Polsce i robiąc relacje korzystamy też z okazji i przyglądamy się innym czerpiąc doświadczenia oraz pomysły na wszelkie usprawnienia. Poniżej postaramy się w minimalnym przynajmniej stopniu przybliżyć i rozwiązać kilka problemów, które najczęściej pojawiają się przy organizacji oraz w trakcie trwania turnieju.
Jest kilka czynników, które wpływają na ocenę końcową przebiegu imprezy. Jednym z nich, który, na nieszczęście, organizatorów rośnie wraz z ilością nowych klubów jest wygoda uczestników. Jeszcze 2, 3 lata temu był to najmniej istotny element, z uwagi, że imprez było mało i grupa zapalonych graczy jeździła po całej Polsce, żeby tylko wziąć udział w potyczkach. Teraz turniej kat. B z pełną drabinką ‘32’, w klubie z dwoma kortami nikomu już raczej nie przyjdzie do głowy. Fakt jest taki, że coraz trudniej jest dziś zorganizować sprawną imprezę na 4 kortach.
Z doświadczenia wiemy, że dolna granica tolerancji na rozpoczęcie turnieju to godzina 8.30-9.00, a zakończenia 19-20.00 – czyli przy drabince ‘32’ i eliminacjach optymalną liczbą zgłoszonych zawodników w turnieju OPEN jest 40 graczy. Na szczęście dla organizatorów regulamin PFSu zmienił się w przypadku rundy eliminacyjnej i zamiast obowiązku rozegrania dwóch pojedynków w celu wyłonienia zwycięzcy wystarczy jeden i dobra wola prowadzącego turniej w kwestii przeprowadzenia turnieju pocieszenia (zalecane w ramach +10 do zadowolenia wszystkich uczestników). Ktoś mógłby powiedzieć, że można przeprowadzić nawet drabinkę 64 na 4 kortach, wystarczy wszystkie mecze grać systemem „best of 3”. To prawda, tylko, że nasi gracze są coraz lepsi i przynajmniej drabinka do góry powinna zostać poprowadzona systemem „best of 5”, aby to umiejętności sportowe i warunki fizyczne zadecydowały o wyniku. Mecze spadkowe spokojnie można poprowadzić systemem „best of 3” – gwarantuje to sprawny przebieg imprezy, a pozostałym graczom udział w dalszym ciągu imprezy. Dodatkowym bonusem może być rozegranie pojedynków o miejsce 17, 33 systemem „best of 5”.
Taki system pozwala nam na przeprowadzenie w ciągu tego samego dnia turnieju OPEN, Damskiego oraz mini juniorskiego (maks 6-8 graczy, w jednej lub dwóch grupach wiekowych).
Tak więc pierwszym elementem, nad którym musi się pochylić organizator to ocena na ile jest gotów poświęcić swoje zyski poprzez ograniczenie ilości uczestników, aby zapewnić płynny i satysfakcjonujący przebieg imprezy. Dla jasności – nie można zrezygnować z organizacji turniejów Damskich i Juniorskich. Jeśli są chętni turnieje te muszą się odbyć.
Organizujemy turniej, ogłaszamy informację o tym turnieju i czekamy na zgłoszenia. Wpłynęło jedno, dwa i koniec… Bardzo częstym błędem, na który nie mogą sobie pozwolić nowe kluby to kiepska lub praktycznie nieobecna aktualizacja informacji turniejowych, a przede wszystkim listy turniejowej. Nieraz obserwowaliśmy wpadki klubów, które całkowicie zignorowały fakt bieżącego uzupełniania zgłoszeń i ich publikacji. Zawodnicy nie widząc aktualnych list graczy, lub listę aktualizowaną tuż przed samym turniejem, a mający alternatywę w innych klubach na zagranie w turnieju wybiorą ten, gdzie wszystko idzie na bieżąco.
Katering i przekąski – kolejny element rozpieszczenia graczy. Z uwagi, że sami z niego często korzystamy, uważamy, iż jest ogromnie ważny :). Prawda jest jednak taka, że głodny uczestnik to zły uczestnik, a mając do wyboru bułkę z szynką (czasami zdarza się taki katernig na imprezach), a fajny makaron i żureczek, lub ‘zupę z wkładką’ wybierzemy to drugie. Dodatkowo mając dostępne owoce przez cały czas trwania imprezy nasz poziom zadowolenia utrzymuje się na rozsądnym poziomie.
Nagrody – tutaj zdania są bardzo podzielone. Niektórzy uznają, że najlepsza nagrodą są tylko i wyłącznie punkty do rankingu PFS – sprawdza się świetnie tam, gdzie nie odbywa się duża ilość turniejów. Skoro nie odbywa się duża ilość turniejów to nie ma większej ilości graczy chcących zagrać w takim turnieju i tym sposobem zabija się popyt :). Druga szkoła przyznawania trofeów to super nagroda finansowa za czołowe miejsca – jest to ciekawa opcja dla najlepszych zawodników, ale nie motywuje w żaden sposób graczy lokalnych, czyli tych, którzy najczęściej będą bywać w klubie. Dodatkowo działa na krótki dystans, bo co się stanie jak tych nagród finansowych zabraknie. Trzecia opcja to rozsądne nagrody dla czołówki i bardzo fajne rozdane w ramach losowania na koniec imprezy wśród wszystkich uczestników – gwarantuje nam to liczną widownię do końca imprezy i dużo większy stopień satysfakcji wśród większości graczy i ich chęć w udziale, w następnej imprezie.
Ekstrasy, pakiety i inne dodatki – w tej kwestii bardzo często spotykamy się z zabawnymi, niestety często ośmieszającymi organizatora przypadkami. Bo jak nazwać super pakiet, reklamowany w opisie turnieju, w ramach którego otrzymamy długopis sponsora, katalog jego produktów i napój…
Bardzo fajnym dodatkiem jest koszulka turniejowa – jest to jednak dość duży wydatek. Co sprawniejsi organizatorzy są w stanie porozumieć się ze sponsorami, którzy pokryją część lub całość kosztów produkcji koszulek w zamian za powierzchnię reklamową na nich. Warto zaznaczyć, że koszulki takie potrafią bardzo dobrze służyć swoim właścicielom i czasami możemy zobaczyć gracza z północy Polski grającego w koszulce z turnieju na południu i vice versa. Inni, często w ramach turnieju otwarcia przygotowanie koszulek lub bluz, uznają to jako koszt konieczny – naszym zdaniem całkowicie uzasadniony.
Napój w pakiecie to już raczej standard, więc jego brak jest ogromnym niedociągnięciem. Bardzo fajne są też upominki w postaci owijek lub frotek.
Kategoria turnieju – wiadomo „+” obok literki jest lepiej postrzegany aniżeli jego brak.
Relacja i galerie zdjęć po imprezie – gracze lubią powspominać fajną imprezę, jest to też dodatkowa forma reklamy dla klubu – zdjęcia trafiają do szerszego grona odbiorców często jeszcze nie związanego ze squashem.
Ostatnim elementem to jakość obsługi w trakcie turnieju. Nic nie leczy urazy lepiej niż uśmiechnięta twarz na recepcji i spokój w głosie. Czasami jednak odnosi się wrażenie, że jest się tylko po to żeby zapłacić, zagrać i wyp… z klubu – na takie imprezy nie wracamy.
Wydawać by się mogło, że powyższe zasady są oczywiste. Niestety nadal spotykamy się z przypadkami tak zwanego odklepania turnieju po najmniejszej linii oporu. Przyznam, że teraz jeszcze rozchodzi się to po kościach, ale patrząc na przykład, na sytuację na Śląsku czy w Krakowie, gdzie turnieje rozgrywają się praktycznie co tydzień, a zawodnicy z tych regionów często się odwiedzają jakość imprezy zaczyna odgrywać coraz większą role.
Z naszej strony trzymamy kciuki za wszystkich, którzy podejmują się przeprowadzenia jakiegokolwiek eventu. Jest to naprawdę ciężka praca – dla tych, którzy się nie orientują przygotowanie turnieju to nie jest jeden dzień. Jest to czas poświęcony na aktualizację zgłoszeń, rozmowy ze sponsorami, załatwienie kateringu, ogarnięcie losowania, prowadzenie turnieju od rana do wieczora, doprowadzenie klubu do porządku po imprezie, przygotowanie biurokracji dla PFSu itd.
Do zobaczenia na kortach :).